La empresa OTTO GUGGENBERGER F. Y CIA LTDA Con domicilio en Medellín, con dirección física Calle 45A Sur # 39B - 190 Envigado - Antioquia, Colombia dirección electrónica gugotto@une.net.co pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por el encargado de la información, dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por el encargado para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.   

           

 

DEFINICIONES PRINCIPALES   

 

Las palabras utilizadas entre comillas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo. 

 

1. “AUTORIZACION”: Consentimiento previo, otorgado e informado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

2. “BASE DE DATOS”: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

3. “DATO PERSONAL”: Información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

4. “DATO PUBLICO”: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.

5. “ENCARGADO DEL TRATAMIENTO”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

6. “AUTORIZADO”: Personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

7. “HABILITACION”: Es legalizar expresamente y por escrito un contrato o documento que haga sus veces, y que otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

8. “RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

9. “TITULAR” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

10. “TRASMISION”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

11. “TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

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PRINCIPIOS

 

El Encargado, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por el Encargado, los Responsables y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley del Encargado. Estos principios son:

 

1. AUTORIZACION PREVIA: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, el Encargado buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.

2. FINALIDAD AUTORIZADA: La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos. 

3. CALIDAD DEL DATO: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el Encargado deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

4. INFORMACION AL TITULAR: Cuando el Titular lo solicite, el Encargado deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia encargada de la protección de datos personales.

5. TIEMPO: El Encargado no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.

6. ACCESOS RESTRINGIDOS: Salvo por los Datos expresamente autorizados, el Encargado no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. 

7. CONFIDENCIALIDAD: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y el Encargado haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

 

 

TRATAMIENTO Y FINALIDADES 

 

Los Datos Personales tratados por el Encargado deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

 

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables del encargado.

2. Cumplir con los procesos internos del encargado en materia de administración de proveedores y clientes.

3. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes del Encargado, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes del Encargado prestarán sus servicios.

4. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

5. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos del Encargado.

6. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y de mercadeo.

7. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes. 

8. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas del Encargado.

 

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DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen sus derechos:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente del Encargado o los encargados del Tratamiento de los mismos y se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.

2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada del Encargado, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria. 

3. Presentar solicitudes ante el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos del Encargado, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento del Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley.

6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

7. Conocer toda modificación a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

8. Tener acceso fácil al texto de esta Política y sus modificaciones. 

9. Acceder de manera sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control del Encargado para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.

10. Conocer la persona facultada por el Encargado frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

11. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original.

 

 

ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

El Encargado ha designado a la Administradora de Servicios de la empresa, como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Ella será la encargada de tramitar las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política. 

 

Algunas de las funciones particulares de esta persona en relación con Datos Personales son: 

 

1. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: Solicitud para conocer los datos personales; Actualización de Datos Personales solicitados; solicitudes para suprimir  Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley.

2. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto de dicha persona son:

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• Dirección correspondencia: Calle 45A Sur # 39B - 190 Envigado - Antioquia, Colombia

• Dirección electrónica: gugotto@une.net.co

• Nombre de la persona a cargo: Otto Guggenberger F.

 

 

PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

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• Consultas

El Encargado dispondrá de mecanismos para que el Titular, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o Representantes legales de Firmas, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del Encargado.

 

Estos mecanismos serán electrónicos a través de la página gugotto@une.net.co o telefónicamente en el 2354993 Con el respectivo encargado (léase Administradora de servicios). 

 

1. El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tenga derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, o su apoderado y se hará en 5 días hábiles después de recibirla.

2. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida 5 días hábiles mencionados, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.

3. Las respuestas definitivas a todas las solicitudes no deben tardar más de (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por el Encargado.

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• Reclamos

 

La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, representante y/o apoderados, formulen reclamos respecto de los Datos Personales Tratados por el Encargado que deben ser objeto de corrección, actualización o anulación, por el presunto incumplimiento de los deberes de Ley del Encargado.

 

Estos mecanismos podrán ser electrónicos a través del correo gugotto@une.net.co o telefónicamente en la línea de atención 2354993, y recibido por los encargados de dichos tratamientos. 

 

1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, o representantes de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así: 

 

• Deberá dirigirse a OTTO GUGGENBERGER F. Y CIA LTDA por vía electrónica a la dirección de correo gugotto@une.net.co; personalmente a la dirección Calle 45A Sur # 39B - 190 Envigado - Antioquia, Colombia.

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• Deberá indicar nombre y documento de identificación del Titular. 

 

• Deberá reportar una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo solicitado (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

 

• Anotar claramente la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

 

• Demostrar con copias de toda documentación que el reclamante quiera hacer valer.

 

El Encargado antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

 

1. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior del Encargado no es competente para resolverlo, dará traslado a la Administradora de servicios dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

2. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos del Encargado donde reposan todos los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “PARA SU CORRECCION” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (5) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

 

 

8. Vigencia

 

Esta Política rige a partir del 04 de abril de 2016 Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. 

 

 

 

 

 

 

 

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OTTO GUGGENBERGER F.

GERENTE GENERAL

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